Přehled vydaných dílů Zakázkové abecedy
Mgr. Michaela Jelínková, koordinátorka týmu veřejných zakázek SMS-služby, pro vás pravidelně připravuje krátké, ale informačně bohaté texty, ve kterých se věnuje nejrůznějším praktickým aspektům veřejného zadávání v prostředí samospráv. Jednotlivé díly Zakázkové abecedy Míši Jelínkové vycházejí v Starostově infoservisu, k jehož odběru se může přihlásit kdokoli.
Jak na administraci zakázky? S předstihem
S administrací zakázky byste měli vždy začít s předstihem, zvláště v případech, kdy chcete využít na realizaci zakázky nějaký dotační titul a máte v rozhodnutí o přidělení dotace stanovený termín na předložení smlouvy uzavřené s dodavatelem.
Nikdy si totiž nemůžete být jistí, že nenastanou komplikace při jejím zadání. Chyby v projektové dokumentaci, neúplná nabídka, dodavatel snažící se obstrukcemi prodloužit termín na zpracování nebo doložení originálů dokladů, to všechno vám může prodloužit zadávací řízení o dobu, s jakou jste původně nepočítali.
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 24. 10. 2022
Vzorová dokumentace pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu
Na našich webových stránkách jsme pro vás v sekci věnované veřejným zakázkám aktualizovali vzorovou dokumentaci pro zadávání zakázek malého rozsahu, kterou si můžete stáhnout po zadání přihlašovacích údajů.
Pokud je ještě nemáte k dispozici, napište si o ně na moji e-mailovou adresu michaela.jelinkova@sms-sluzby.cz.
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 17. 10. 2022
Směrnice pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu
Podstatou směrnice pro zadávání zakázek malého rozsahu je stanovit hranice a různé postupy podle předpokládané hodnoty zakázky.
Zpravidla umožňujeme zadavateli postupovat třemi způsoby, a to zadat zakázku přímo určitému dodavateli, oslovit s nabídkou konkrétní dodavatele (zpravidla 3) anebo oslovit neomezený počet dodavatelů uveřejněním zakázky na profilu obce.
Hranice si můžete stanovit libovolně tak, aby vám to prakticky vyhovovalo. Je přitom pravdou, že při aktuálním nárůstu cen prakticky všeho limity stanovené v minulosti bude třeba navýšit. Maximální hranice vyplývající ze zákona je zřejmá - 2.000.000,- Kč pro zakázky na dodávky a služby a 6.000.000,- Kč pro zakázky na stavební práce.
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 10. 10. 2022
Jak získat vzorovou směrnici?
Určitě víte, že Vaše obec nemusí mít směrnici pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, v takovém případě stačí postupovat při jejím zadání podle obecných zásad upravených v ust. § 6 ZZVZ, o kterých jsme hovořili nedávno.
Co ale možná nevíte, že pokud byste chtěli získat vzorovou směrnici, podle které byste v takovém případě postupovali, postačí napsat na email michaela.jelinkova@sms-sluzby.cz.
Ráda vám zašlu přístupové údaje, díky kterým si vzorovou dokumentaci související s administrací zakázek malého rozsahu snadno stáhnete na našich webových stránkách.
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 3. 10. 2022
Ke zveřejňování smluv na profilu obce
Poslední dobou jsme obdrželi několik dotazů souvisejících se zveřejňováním smluv na profilu obce. Povinnost zveřejnit smlouvu na veřejnou zakázku, jejíž cena přesáhne 500.000,- Kč bez DPH pramení z ust. § 219 ZZVZ.
S ohledem na aktuální situaci, kdy některé portály poskytující tyto služby omezily podmínky pro jejich bezplatné užívání a zpoplatnily poskytování služeb nad rámec základního užívání, bych si Vás dovolila upozornit, že bezplatně je možné užívat profil v „Národním elektronickém nástroji – zkráceně NEN“, který provozuje Ministerstvo pro místní rozvoj. Profil zřízený v NEN můžete také, jako jediný, užívat současně i s jiným profilem.
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 26. 9. 2022
O zásadě využití inovací
Poslední "novou" zásadou je zásada využití inovací. Jedná se zřejmě o nejsložitěji uchopitelnou zásadu, která je definována tak, že inovací se rozumí: uplatňování nových nebo výrazně zdokonalených výrobků, služeb nebo postupů, včetně výrobních, stavebních či konstrukčních postupů, nového způsobu uvádění na trh nebo nové organizační metody obchodních postupů, organizace pracovního prostředí nebo vnějších vztahů, tedy implementace nového nebo značně zlepšeného produktu, služby nebo postupu souvisejícího s předmětem veřejné zakázky.
Z uvedeného je zřejmé, že zdaleka ne všechny veřejné zakázky budou vhodné pro aplikaci této zásady, zadavatel však musí vždy odůvodnit, proč u konkrétní zakázky případný prostor pro inovace nenalezl.
A protože toto je náš poslední infoservis před volbami, dovoluji si vám i za nás „zakázkáře“ popřát jen to nejlepší a hodně štěstí, a to nejen při aplikaci zásad, které jsme si v tomto seriálu v uplynulých měsících představovali. Ať se vám daří!
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 19. 9. 2022
K zásadě environmentálně odpovědného zadávání
Pokud chceme uplatňovat zásadu environmentálně odpovědného zadávání, musíme se jako zadavatelé zaměřit na otázky dopadu poptávaných služeb či dodávek na životní prostředí a snažit se podporovat ekologicky šetrná řešení, jako jsou například dodávky produktů či služeb, které nesou označení Ekologicky šetrný výrobek či Ekoznačka EU.
Můžeme také zohledňovat energetickou náročnost spotřebičů či u stavebních prací požadovat stavby s parametry tzv. pasivní budovy, tedy budovy s minimální spotřebou energií. Další možností je požadovat například zpětný odběr výrobků nebo jejich recyklaci.
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 5. 9. 2022
Zásada sociálně odpovědného zadávání veřejných zakázek
Co pro nás jako zadavatele veřejných zakázek znamenají zásady nově vložené do ust. § 6 ZZVZ? A co je konkrétně obsahem zásady sociálně odpovědného zadávání veřejných zakázek? Tato zásada klade důraz na sociální aspekty zadávání zakázek, na postupy zohledňující sociální kritéria, tedy problematiku v oblasti sociálních a pracovních práv.
Jedním z hlavních témat sociálně odpovědného zadávání je zaměstnávání osob znevýhodněných na trhu práce, kterými jsou především osoby se zdravotním postižením, osoby s úřadem práce vypracovaným individuálním akčním plánem, osoby nekvalifikované či s nízkou kvalifikací, starší 55 let, osoby po skončení rodičovské dovolené, po propuštění z výkonu trestu odnětí svobody či se záznamem v evidenci rejstříku trestů a dále též absolventi či mladí do 24 let.
Do oblasti sociálně odpovědného zadávání spadá též podpora vzdělávání, praxe a rekvalifikací, a to například formou zapojení studentů do projektů. Záležípřitom na zadavateli, aby s ohledem na povahu veřejné zakázky posoudil, jestli a popřípadě jakou z uvedených skupin bude možné při plnění konkrétní veřejné zakázky zaměstnat a zda zaměstnání osoby či osob z uvedené skupiny bude vyžadovat jako podmínku účasti ve veřejné zakázce či ji bude bonifikovat v rámci hodnocení nabídek.
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 29. 8. 2022
O zásadě diskriminace
Porušení poslední z obecných zásad – zásady diskriminace je jednou z nejčastěji přezkoumávaných chyb, kterých se zadavatel v zadávacím řízení může dopustit. Důsledkem je ohrožení cíle zákona o zadávání veřejných zakázek, kterým je zajištění hospodářské soutěže a konkurenčního prostředí mezi dodavateli.
Je zásadou, která se prolíná se zásadou přiměřenosti. Její porušení může mít formu zjevnou ale i skrytou. Nejčastějším a nejtypičtějším projevem porušení zásady diskriminace je jednání, jehož důsledkem je objektivní nemožnost určitého dodavatele ucházet se o účast v zadávacím řízení z důvodu toho, že požadavky na prokázání splnění kvalifikace byly zadavatelem nastaveny nepřiměřeně a tedy z pohledu dotčeného dodavatele diskriminačně. Takový postup je možné považovat za skrytou formu diskriminace.
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 22. 8. 2022
Něco málo o zásadě rovného zacházení
Zadavatel dodržující zásadu rovného zacházení postupuje způsobem, který zajišťuje stejný, nezvýhodňující přístup ke všem dodavatelům, tj. zajišťuje stejné příležitosti pro všechny dodavatele. Žádný z dodavatelů nesmí být oproti ostatním dodavatelům jakkoliv zvýhodněn či preferován, a to ve všech stadiích řízení.
Všichni uchazeči musí mít při přípravě svých nabídek rovné šance a všechny nabídky musí podléhat stejným pravidlům. Například pokud chce zadavatel využít svého práva a vyzvat dodavatele k doložení vzorků či modelů, kvůli objasnění nebo doplnění některých podmínek či údajů, musí vyzvat všechny účastníky řízení.
Neměl by tedy tuto možnost aplikovat například jen vůči některým dodavatelům a jiné, jejichž nabídka nebyla ve stejné míře dostatečně srozumitelná, bez dalšího ze zadávacího řízení vyloučit, aniž by jim byla dána stejná možnost jejich nabídku doplnit.
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 15. 8. 2022
Zásada přiměřenosti
Dodržet zásadu přiměřenosti pro zadavatele znamená nastavit parametry zadávacího řízení tak, aby odpovídaly charakteru veřejné zakázky. Jedná se o nastavení podmínek týkajících se kvalifikačních předpokladů, lhůt pro podání nabídek, výší smluvních pokut apod.
Nejproblematičtější v tomto směru by mohlo být nastavení kvalifikačních předpokladů, kdy požadovaná úroveň například technické kvalifikace by se jevila jako zjevně nepřiměřená ve vztahu k velikosti, složitosti a technické náročnosti související veřejné zakázky.
Zadavatel sice může ovlivnit nastavením podmínek účast některých dodavatelů, ale měl by tak učinit způsobem odpovídajícím řešené zakázce. Například po dodavateli chceme, aby měl předchozí zkušenosti s realizací jiných stavebních pracía požadovanou výši standardně nastavujeme na částku odpovídající polovině předpokládané hodnoty zakázky.
Budeme-li chtít, můžeme nastavit i jinou částku, ale neměla by být vyšší než je předpokládaná hodnota zakázky.
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 8. 8. 2022
O zásadě transparentnosti
Zásada transparentnosti v praxi aneb co znamená zadat zakázku transparentním způsobem? Smyslem této zásady je zajistit co největší průhlednost celého řízení, což je důležité pro případnou následnou kontrolu a přezkoumatelnost postupu zadavatele v řízení.
Pokud ji chce zadavatel dodržet, musí veřejnou zakázku vyhlásit odpovídajícím způsobem a předem jasně stanovit veškeré podmínky včetně kritérií výběru dodavatele. Důležité je postupovat tak, aby nevznikla pochybnost o tom, že zadavatel postupoval nestranně a vybral vítěznou nabídku podle objektivních a předem stanovených kritérií.
Z vyhotovené dokumentace musí být zřejmé, jak zadavatel postupoval, jak vybraného dodavatele posuzoval, čím vším se zabýval, jak uvažoval a s jakým výsledkem. Je tedy potřeba věnovat pozornost všem skutečnostem a zachytit ve Zprávě o posouzení a hodnocení nabídek vše, co mělo vliv na výběr dodavatele, případně jeho vyloučení.
Jednoduše lze říci, že je lépe popsat podrobně vše - i to co je problematické - aby bylo zřejmé, že zadavatel o těchto skutečnostech věděl a nikoliv, že si jich nevšiml, opomenul je anebo se jimi zabývat nechtěl.
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 1. 8. 2022
Zásady zadávání zakázek malého rozsahu
Při zadávání zakázky malého rozsahu Vám zákon o zadávání veřejných zakázek stanoví ve svém ust. § 6 základní pravidla, kterými se máte řídit a jsou jimi dodržování zásad transparentnosti, přiměřenosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace.
Kromě nich nám zákonodárce přidal v poslední době ještě v odst. 4 tři další zásady, a to: sociálně odpovědné zadávání, environmentálně odpovědné zadávání a inovací, které by měl zadavatel aplikovat v průběhu celého řízení.
V případě, že jste podali žádost o dotaci, nesmíte zapomenout zpracovat zadávací dokumentaci podle pravidel v ní určených a pokud si Vaše obec schválila směrnici o zadávání zakázek malého rozsahu, pak samozřejmě musíte dodržet i ta ustanovení, která jste si stanovili sami, byť by byla přísnější než ta obecná.
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 25. 7. 2022
Pozor na stanovení správného režimu zakázky!
Pokud plánujete cokoliv uskutečňovat po částech, ale jednotlivá plnění budou tvořit jeden funkční celek a budou zadávány v časové souvislosti, je nutné postupovat při zadávání veřejné zakázky již od začátku v režimu odpovídajícím celkové předpokládané hodnotě, tedy součtu všech jejích částí.
Uveďme si příklad v podobě rekonstrukce budovy , která bude probíhat po částech:
- 1. část: oprava střechy (předpokládaná hodnota 3.000.000,- Kč)
- 2. část: přístavba sálu (předpokládaná hodnota 4.000.000,- Kč)
- 3. část: rekonstrukce sociálního zázemí (předpokládaná hodnota 1.500.000,- Kč).
I když každou jednotlivou etapu by bylo možné zadat jako zakázku malého rozsahu, musíme postupovat již od začátku v režimu podlimitní veřejné zakázky. Přestože první část budeme zadávat samostatně a její předpokládaná hodnota bude činit 3.000.000,- Kč, musíme postupovat v režimu podlimitní veřejné zakázky.
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 18. 7. 2022
Zapovězené podstatné změny smluv
Z toho, co jsme si již řekli, a contrario vyplývá, co je podstatnou změnou smlouvy, kterou nesmíte učinit.
Je to taková změna, která by:
- umožnila účast jiných dodavatelů nebo by mohla ovlivnit výběr dodavatele, pokud by zadávací podmínky byly jiné,
- měnila podmínky ve smlouvě ve prospěch vybraného dodavatele nebo
- vedla k významnému rozšíření rozsahu plnění.
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 11. 7. 2022
Změna smluvních podmínek? U veřejných zakázek je namístě obezřetnost VI
Dovolte mi uzavřít poměrně široké a obtížné téma změn závazků vyplývajících z již uzavřených smluv, kterému jsme se věnovali v předcházejících dílech naší Zakázkové abecedy, několika podstatnými poznámkami.
Všechny změny písemně uzavřených smluv musí být samozřejmě uzavřeny formou písemného dodatku, který musí být anonymizován a zveřejněn v registru smluv či na profilu zadavatele stejným způsobem, jako byla smlouva, kterou obsahově mění.
Přílohou by měl být podklad odůvodňující provedení změny, u stavebních prací je to standardně Změnový list a Položkový rozpočet s vyznačením upravených či změněných položek, a závěrečnou rekapitulací ceny, ze které bude patrné, jak se cena původně sjednaná ve smlouvě změní.
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 4. 7. 2022
Změna smluvních podmínek? U veřejných zakázek je namístě obezřetnost V
Kromě tzv. nepodstatných změn, které může zadavatel provádět a které jsme si vyjmenovali v předchozích dílech naší zakázkové abecedy, nesmíme zapomenout na zcela zásadní možnost, kterou zadavateli dává ust. § 222 odst. 2 ZZVZ.
Jde o možnost provést změny, které si zadavatel vyhradil v zadávací dokumentaci a následně ve smlouvě na realizovanou veřejnou zakázku. Může se jednat o inflační doložky či jiné indexy nárůstu cen, výhrady posunu termínu apod. Je však vždy nutné, aby možnost takových změn byla předem jednoznačně vymezena v zadávací dokumentaci.
Nicméně je třeba zmínit, že dosud nebyla taková ustanovení v zadávacích dokumentacích běžná. Nikdo nebyl připraven na změny trhu způsobené pandemií Covid-19, nikdo nepočítal s nebývalým nárůstem cen některých stavebních materiálů či jiných komodit, ba ani s nedostatkem na trhu způsobujícím výrazné prodlužování dodacích lhůt. A vypadá to, že bychom s těmito situacemi začít počítat bohužel měli.
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 27. 6. 2022
Změna smluvních podmínek? U veřejných zakázek je namístě obezřetnost IV
Navýšení ceny zakázky je pak možné ještě v souladu s ust. § 222 odst. 6 ZZVZ který umožňuje provedení změn
- jejichž potřeba vznikla v důsledku okolností, které zadavatel jednající s náležitou péčí nemohl předvídat,
- nemění celkovou povahu veřejné zakázky a
- hodnota změny nepřekročí 50 % původní hodnoty závazku a
- pokud bude provedeno více změn, je rozhodný součet hodnoty všech změn.
Zadavatel však musí splnit při využití odstavců 5 a 6 ust. § 222 ZZVZ další podmínku a tou je, že celkový cenový nárůst související se změnami podle těchto dvou odstavců nesmí překročit 30 % původní hodnoty závazku.
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 20. 6. 2022
Změna smluvních podmínek? U veřejných zakázek je namístě obezřetnost III
Než přikročíme ke konkrétnímu příkladu, který jsme slíbili v minulém díle našeho cyklu, představíme si další možnost, jak navýšit cenu sjednanou ve smlouvě, která je již uzavřená a probíhá její plnění.
Tu dává zadavateli ust. § 222 ve svých odstavcích 5 a 6 ZZVZ.
Pokud chceme použít ust. § 222 odst. 5, musíme splnit následující podmínky:
- musí se jednat o dodatečné plnění od dodavatele původní veřejné zakázky
- musí být nezbytné
- změna v osobě dodavatele není možná z ekonomických anebo technických důvodů anebo by způsobila zadavateli značné obtíže či výrazné zvýšení nákladů
- hodnota dodatečných stavebních prací, služeb nebo dodávek nemůže překročit 50 % původní hodnoty závazku
- v případě, že se bude provádět více změn, podstatný je součet všech hodnot o které se cena navýší i sníží.
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 13. 6. 2022
Změna smluvních podmínek? U veřejných zakázek je namístě obezřetnost II
Pro rozdělení změn závazku ze smlouvy na podstatné a nepodstatné je nejdůležitější ustanovení § 222 zákona o zadávání veřejných zakázek (ZZVZ).
Realizace podstatných změn je zakázána bez provedení nového zadávacího řízení, z čehož a contrario vyplývá, že nepodstatné změny závazku je možné považovat za obecně přípustné.
Nejčastěji využívanou nepodstatnou změnou závazku jsou tzv. vícepráce/méněpráceopírající se o ust. § 222 odst. 4 ZZVZ, který umožňuje změnit původní hodnotu zakázek na dodávky a služby o 10 % a zakázek na stavební práce, které nejsou koncesí, o 15 %. Ale pozor, rozhodný je součet hodnot, tedy všech "plusů i mínusů".
Konkrétní příklad si ukážeme v příštím čísle Starostova infoservisu.
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 6. 6. 2022
Změna smluvních podmínek? U veřejných zakázek je namístě obezřetnost I
Už se vám někdy stalo, že jste chtěli změnit podmínky sjednané ve smlouvě po jejím podpisu, tzn. v průběhu jejího plnění ?
Přestože změna smluvních podmínek v běžných obchodních vztazích záleží pouze na dohodě smluvních stran a lze je po vzájemném schválení často libovolně měnit, v případě veřejných zakázek tomu tak není.
Nejdůležitější hranicí v tomto směru je hranice mezi podstatnou a nepodstatnou změnou závazku a zákaz realizace podstatných změn. Co je podstatná a co nepodstatná změna veřejné zakázky, si vysvětlíme příště.
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 29. 5. 2022
Když zveřejnit smlouvu, tak včetně jejích příloh!
Podstatnou a nedílnou součástí vámi uzavřené smlouvy či jejího dodatku bývají i její přílohy jako např. technická specifikace, rozpočet, seznam poddodavatelů aj. Pokud tomu tak je, je nezbytné zveřejnit smlouvu včetně těchto příloh.
Na druhou stranu ne u všech příloh tomu tak musí bezpodmínečně být. U veřejné zakázky na stavební práce bývá součástí uzavírané smlouvy o dílo projektová dokumentace, která byla zveřejněna už v zadávacím řízení.
Učinit jí nedílnou součástí smlouvy, s čímž by pak souvisela i povinnost jejího zveřejnění, by bylo poměrně obtížné. V takovém případě postačí napsat do závorky za text přílohy (neobsaženo). Například: Příloha č. 6 - projektová dokumentace (neobsaženo).
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 22. 5. 2022
Smlouva na profilu zadavatele a skutečně uhrazená cena
Nezapomínejte na to, že pokud jste povinni zveřejnit smlouvu na profilu zadavatele, jste také povinni uveřejnit skutečně uhrazenou cenu za plnění takové smlouvy, a to nejpozději do 3 měsíců od ukončení jejího plnění.
U smlouvy, jejíž doba plnění přesahuje jeden rok, je zadavatel povinen uveřejnit skutečnou cenu uhrazenou za celý kalendářní rok nejpozději do 31. 3. následujícího kalendářního roku
Vyšlo jako příloha Starostova infoservisu 15. 5. 2022
