Příprava na kontroly ze strany ÚOOÚ a webináře, to všechno dostávají obce, které mají pověřence od SMS-služby

Využíváte na obci servis od pověřenců ze SMS-služby? Pokud ano, pak právě pro vás jsou tu od začátku roku webináře ze série „GDPR prakticky“. Až dosud jste si mohli vyslechnout informace o nových povinnostech v oblasti cookies, dozvědět se, co obce a školy čeká po novele zákona o archivní a spisové službě. Pověřenci ale nezahálí ani v oblasti podpory souladu povinností obcí a škol s obecným nařízením, protože právě na jejich kontrolu se v jarních měsících chystá Úřad pro ochranu osobních údajů.

Webinář o archivní a spisové službě informoval o nových povinnostech obcí a škol

Povinnost přejít na elektronickou spisovou službu? Nejpozději na konci roku 2024!

Bezplatným webinářem na téma „Archivní a spisová služba – co nás čeká a nemine” provázela na konci února zájemce zkušená lektorka a odbornice Hana Brzobohatá, vedoucí oddělení předarchivní péče a ochrany archiválií Moravského zemského archivu v Brně. Vyjasnila, od kdy musí veřejnoprávní původci, mezi něž patří i obce a školy, vést spisovou službu elektronicky. Tato povinnost nastupuje ve vlnách a postihne nakonec všechny, včetně organizačních složek územně samosprávných celků či jejich příspěvkových organizací, jako jsou školy. Všechny tyto skupiny musí přejít na elektronickou spisovou službu nejpozději na konci roku 2024.

Do konce roku 2024 jen s atestovaným systémem

Povinnost vést spisovou službu elektronicky znamená zavedení elektronického systému spisové služby, tzv. eSSL. Tento systém musí kopírovat to, co se se spisem děje a úkony lidí, kteří se spisem pracují. Elektronických systémů existuje celá řada. Od letošního února ovšem platí, že takovýto systém musí být atestován. Do konce roku 2024 tak musí všechny obce, jejich organizační složky či příspěvkové organizace využívat pouze takové systémy pro spisovou službu, které prošly atestací. Již teď platí, že dodavatelé nesmí nabízet neatestované systémy veřejnoprávním původcům.

Březnové webináře se zaměřují na školy a kontroly ÚOOÚ

Obsahem webinářů jsou praktické otázky obcí a škol, které analyzujeme z pohledu ochrany osobních údajů nebo které s touto tématikou úzce souvisejí. Reagují také na aktuální povinnosti, ať už na straně obcí, nebo škol.

Ve čtvrtek 17. března od 18 hodin je v plánu webinář zaměřený na právní souvislosti obce jako zřizovatele školy. Lektorkou bude expertka na školské právo Eva Janečková. Poslední úterý v měsíci vychází na 29. března a v tento den se od 13 hodin mohou klienti SMS-služeb těšit na webinář „Co s osobními údaji po ukončení testování na obcích a ve školách“, kterým je provedou Lenka Matějová a Eva Janečková.

Předmětem kontroly ÚOOÚ budou zpracovatelské smlouvy

A mezitím nás čeká téma, které reaguje na vydání aktuálního kontrolního plánu Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) z prvního pololetí letošního roku. Dozvíte se o plánovaných kontrolách obcí a plnění jejich povinností v oblasti zpracovatelských smluv. Úřad se zaměří nejen na obsah samotných smluv, ale také na to, zda jsou tyto smlouvy vůbec uzavřeny.

Na chybějící smlouvy či nedostatky v nich upozorňují obce a školy i naši pověřenci při pravidelných návštěvách. Pokud dodržujete jejich doporučení, nemáte se čeho obávat.

Která to jsou, zopakujeme na webináři, který je v plánu ve čtvrtek 24. března od 18 hodin. Tento webinář mimořádně zpřístupníme všem členským obcím.

O všech našich plánovaných akcích se dozvíte i na našich webových stránkách v sekci Aktuality.

Mgr. Ing. Lenka Matějová, Ph.D.

koordinátorka služeb pověřenců pro ochranu osobních údajů