Posílá vám pověřenec jenom faktury? Změňte to!

Na přelomu listopadu a prosince to budou už čtyři roky od doby, kdy se začal ustavovat tým lidí, kteří od května 2018 poskytují služby pověřenců pro ochranu osobních údajů členským obcím SMS ČR a jejich školám. A nejen jim. Naši pověřenci jsou k dispozici také obcím nečlenským. Víte, za jakých podmínek? A víte, co by měl pověřenec aktivně dělat bez toho, aniž by čekal na váš pokyn?

Co dělá? Nic! A to je špatně

Velmi často se setkáváme s tím, že na otázku, co pro vás pověřenec dělá, odpovídá starosta nebo ředitel školy: NIC. Z vlastní zkušenosti musíme potvrdit, že takový přístup je velmi častý. Nezřídka se setkáváme s tím, že úloha pověřence je plněna pouze formálně, kdy jediné, s čím se pracovníci obecního úřadu nebo školy setkají, je pověřencem vystavená faktura. A to je špatně. 

Od našich pověřenců vyžadujeme víc

Od pověřenců, které svým členským obcím nabízí SMS ČR, vyžadujeme něco jiného: pravidelné návštěvy obcí, zajištění jejich informovanosti o aktuálních problémech na úseku ochrany osobních údajů, připravenost reagovat na dotazy obcí a škol telefonicky i písemně. Potřebná je také orientace v dalších oblastech, u nichž by se mohlo zdát, že s ochranou osobních údajů nesouvisejí, avšak opak je pravdou. Řeč je např. o vyřizování žádostí podle zákona o svobodném přístupu k informacím nebo obsahu webových stránek obce či školy. 

Volejte, i když máte jen pochybnosti…

Je pro nás důležité, aby se na pověřence neobávali se svými dotazy obracet ani představitelé obcí a škol, a to i v případě, kdy mají jen pochybnosti. Pověřenci jsou tu právě od toho, aby poskytli radu preventivně, tedy aby vzniku problémů zabránili. Klíčové je pověřenci umožnit přístup k procesům, v kterých se zpracovávají osobní údaje, a to již ve fázi rozhodování o nich. 

To koneckonců již několikrát konstatoval Úřad pro ochranu osobních údajů ve svých závěrech z kontrol provedených v orgánech veřejné správy. Naposledy lze takový závěr nalézt u kontroly provedené v první polovině letošního roku v personálním systému vybraného orgánu veřejné správy. 

Jde třeba o umístění kamery ve veřejném prostoru

Dalším typickým příkladem je umístění kamery se záznamem do veřejného prostoru. Vy jako správce osobních údajů musíte dát pověřenci informaci o záměru takového zpracování a pověřenec vás musí upozornit na rizika zpracování, legálnost, ale i legitimitu umístění kamery na vámi vybrané místo. To vše provede s pomocí nástrojů, které je v takových případech povinen využít. Jedná se především o balanční test. 

Posuzovaný problém není nikdy černobílý

Správný pověřenec vám neřekne, že je posuzovaný problém černobílý, ale že v případě zpracování z našeho příkladu jde o komplexnější záležitost, která má zpravidla několik řešení a záleží jen na vás jako na správci, pro které se rozhodnete. 

Za našimi pověřenci stojí tým expertů

Nejen v takových případech je dobré mít pověřence, na kterého se můžete spolehnout. Pověřenci ze SMS-služeb s.r.o., za nimiž stojí tým expertů, jsou členským obcím k dispozici za velmi výhodných podmínek. Za jejich služby zaplatí obce pouhých 600 Kč, školy 900 Kč měsíčně. 

Být členem SMS ČR se vyplatí

Nečlenové SMS ČR mají podmínky odlišné: měsíčně je pověřenec od SMS-služeb s.r.o. přijde na 1 200 Kč, na rozdíl od našich členů jim hradí také cestovné. I tady se ukazuje, že být členem SMS ČR se vyplatí. 

Zaujala vás naše nabídka?

Pokud ano, je to skvělé. Budeme moc rádi za jakékoli vaše otázky a připomínky, které můžete zasílat na e-mail lenka.matejova@sms-sluzby.cz nebo zavolat na číslo 724 595 111. 

Lenka Matějová
koordinátorka služeb pověřenců SMS-služby