Nezapomeňte na povinnost zveřejnit výroční zprávu podle infozákona

Představitelům obcí bychom rádi připomněli blížící se povinnost zveřejnit výroční zprávu podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím (dále jen Infozákon). Výroční zprávu musí zpracovat a zveřejnit každý povinný subjekt (§ 18 Infozákona), mezi které patří samozřejmě i obce. Zpráva se zpracovává za předcházející kalendářní rok a musí být zveřejněna do 1. března následujícího roku. 

Zejména u menších obcí platí, že v daném roce nevyřizovaly žádnou žádost o poskytnutí informace. Ani v těchto případech nejsou povinné subjekty osvobozeny od zpracování výroční zprávy. Výroční zprávu musí obec zpracovat i v situaci, kdy skutečně v kalendářním roce neobdržela a nevyřizovala žádnou žádost o informace. Uvede pak pouze “samé nuly”.

Schvalování zprávy není předpisy upraveno. Podle § 102 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb. o obcích zabezpečuje rada obce rozhodování v ostatních záležitostech v samostatné působnosti obce. V obcích, kde se rada nevolí, schvaluje výroční zprávu starosta. Zastupitelstvo si ovšem může tuto působnost vyhradit. 

Pověřenci pro ochranu osobních údajů

Po schválení je třeba výroční zprávu zveřejnit podle § 5 Infozákona. Zpráva se vyvěšuje v sídle povinného subjektu na místě, které je všeobecně přístupné (zpravidla jde o informační tabule na podatelně nebo ve vestibulu obecního úřadu), a rovněž na webových stránkách povinného subjektu. Infozákon ani žádný jiný předpis nestanovuje, že výroční zpráva musí být zveřejněna na úřední desce obce.

Co se týče formy výroční zprávy, tak opět neexistuje žádný předepsaný vzor nebo formulář, i když Ministerstvo vnitra České republiky tento vzor poskytuje. Rozhodující je pouze to, aby výroční zpráva obsahovala všechny body, které předepisuje zákon v § 18 Infozákona. Do zprávy se neuvádí obsah jednotlivých žádostí ani identita žadatelů.

Formát zveřejněné výroční zprávy povinně musí být v původním, strojově čitelném formátu (např. docx, xlsx, § 4b odst. 1 Infozákona) a vedle toho může být i v pdf s textovou vrstvou. Nejen nevhodný, ale i protiprávní postup tedy je, že dokument vytisknete, naskenujete a výroční zprávu zveřejníte pouze v této podobě. 

Připomínáme, že není nutné, aby dokument obsahovat razítko a podpis starosty. Jejich uvedení na výroční zprávě nijak nemění platnost či neplatnost obsahu. 

Závěrem si dovolujeme podotknout, že naši pověřenci pro ochranu osobních údajů dovedou s vyřízením infožádostí v prostředí obcí poradit. V případě potřeby je proto neváhejte oslovit.

Mgr. Ing. Lenka Matějová, Ph.D

koordinátorka pověřenců pro ochranu osobních údajů SMS-služby s.r.o.