Nechceme vaši práci ztěžovat, ale naopak vám pomáhat, vzkazuje za pověřence Lenka Matějová

Pověřenec může uhasit požár ještě dřív, než vznikne. Nebojte se ho proto využívat, říká v rozhovoru koordinátorka pověřenců SMS-služby Lenka Matějová.

SMS-služby poskytují pověřenecké služby téměř čtyři roky. Co se za tu dobu změnilo?

Když jsme na začátku roku 2018 projekt na pomoc obcím s GDPR zahajovali, nebylo úplně jasné, co od nové pozice čekat, co přesně je náplní této práce a zda je pověřenec v podmínkách menších českých obcí vůbec potřebný. Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (známější pod zkratkou GDPR) sice činnost pověřence definovalo, chyběla ale praktická zkušenost.  

K jakému posunu tedy došlo?

V roce 2018 jsme Obecné nařízení o ochraně osobních údajů jako pověřenci především implementovali, tedy zaváděli jeho ustanovení do praxe a do každodenní činnosti obcí a škol. V současné době působíme hlavně preventivně a snažíme se problémům předcházet. Za čtyři roky se tým pověřenců rozrostl a mírně obměnil. Téměř v každém kraji máme dnes dva nebo více kolegů, třetina z nich jsou zároveň manažeři SMS ČR. 

V čem se liší práce pověřenců ze SMS ČR od jiných, kteří se touto službou pro obce a školy rovněž zabývají?

Naši práci stavíme na čtyřletém know-how, které se neustále rozšiřuje. Dovolím si tvrdit, že jen málo konkurenčních pověřenců má takové znalosti ochrany osobních údajů v oblasti samosprávy a mateřských a základních škol jako my. Předávání zkušeností mezi kolegy působícími napříč všemi kraji České republiky je neocenitelným zdrojem inspirace pro práci, kterou tato výměna zkušeností zároveň výrazně usnadňuje.

Když se řekne „pověřenec”, vybaví se nám vazba právě na ochranu osobních údajů. Víme ale, že vaši pověřenci mají akční rádius o něco širší. V čem přesně dovedou svým obcím a školám pomoci nad rámec své běžné činnosti?

Pověřenci poskytují kromě činnosti na poli ochrany osobních údajů také metodickou pomoc s vyřizováním žádostí podle zákona o svobodném přístupu k informacím, se zákonem o střetu zájmů a se zákonem o přístupnosti webových stránek. Pro obce a školy ale nabízíme mnoho dalšího, třeba v publikační oblasti. 

Můžete být konkrétní?

Například jsme začali vydávat zpravodaje Samospráva v právu a Škola v právu. Jsme rovněž vydavateli odborného časopisu pro pověřence DPO PRO: ochrana osobních údajů v praxi. A pro naše klientské školy jsme zřídili bezplatnou právní poradnu, která je hojně využívána. 

Vedle toho vydáváme sdělení reagující na aktuální témata, která se dotýkají problematiky ochrany osobních údajů a mají vliv na činnost obcí a škol. Školám také poskytujeme vzory formulářů, které využívají pro školní matriku a evidenci dětí a žáků ve výuce. Běžnou součástí naší činnosti se v neposlední řadě staly i webináře na aktuální témata, opět jak pro obce, tak pro školy. Snažíme se, abychom toho našim obcím a školám nabídli co nejvíc, a já doufám, že je to vidět.

Čtenáře SMSKY by určitě zajímalo i to, co jste si pro své klienty z řad obcí a škol připravili na příští rok…

Budeme pokračovat ve všech našich dosavadních aktivitách: ve vydávání sdělení, zpravodajů a pochopitelně také v metodické pomoci. Chceme ale nabízet i více školení, a to nejen v oblasti ochrany osobních údajů. V současné době žádáme o akreditaci prvních kurzů na MV a MŠMT. 

V roce 2022 se hodláme intenzivně věnovat kamerovým systémům na obcích a ve školách. Je to aktuální a důležité téma, které má ale v podmínkách samosprávy určitá úskalí. Pro naše klienty proto připravujeme vzorové a edukační materiály, jak zřídit a provozovat kamerový systém na obcích a ve školách správně.

Před dvěma lety jsme vydali příručku Malá škola GDPR pro obce/školy. Tu se nyní chystáme aktualizovat a doplnit o příklady, které vyplývají z praxe našich pověřenců. Věřím, že bude opět přijata příznivě a klientům dobře poslouží. 

A co návštěvy pověřenců na obcích a školách?

Ty budou samozřejmě pokračovat i v roce 2022. Obce i školy mohou opět počítat s osobními návštěvami pověřenců, konzultacemi v oblasti osobních spisů, zpravodajů, ale i v dalších oblastech takřka nepřeberné problematiky ochrany osobních údajů.

Na pověřence se často nahlíží všelijak, většinou ne zrovna příznivě. Jak na tento postoj reagujete?

Samozřejmě, že se to stává. Snažíme se ale obcím a školám vysvětlovat, že naším cílem, ani smyslem naší činnosti, není jejich práci ztěžovat, ale naopak jim pomáhat. Upozorníme klienty, když nepostupují v souladu s principy ochrany osobních údajů, aby nenarazili. Vysvětlujeme a doporučujeme správná řešení a vhodné metody. Finální rozhodnutí je ale na vedení obce nebo školy, které má příslušnou odpovědnost, ne na nás, kteří se snažíme pomoci dobře míněnou radou. 

Takže když si to shrneme, vaši pověřenci působí především preventivně…

Přesně tak. To ale rozhodně neznamená, že jejich práce nemá hlubší smysl. Jak zaznělo na našem nedávném setkání v debatě s předsedou ÚOOÚ Kauckým, pověřenec pomáhá přispívat k ochraně práv a svobod občanů obce, mezi něž právo na soukromí a ochranu osobních údajů bezesporu patří. A to určitě není malá hodnota.

Co to prakticky pro vztah mezi obcí nebo školou a pověřencem znamená? V jakých situacích nemají starostové a ředitelé váhat a své pověřence oslovit se žádostí o radu?

Ve všech situacích, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů zaměstnanců, občanů, dětí, žáků… A to třeba i jen proto, aby si byli jistí, že postupují správně. 

Jednoduché pravidlo zní, že pověřenec by měl být kontaktován vždy, kdy se na obci nebo ve škole rozhodnete pracovat s osobními údaji jinak než doposud. Pokud se ho budete držet, určitě nic nezkazíte a naopak zjistíte, že pověřenec dokáže nabídnout užitečný pohled, který usnadní vaše rozhodování.

Zanedbatelné není ani to, že včasným kontaktováním pověřence můžete předejít budoucím problémům, což ukazují i případy, které jsme v uplynulých čtyřech letech řešili.

Zmínila jste nedávné jednání s předsedou Úřadu pro ochranu osobních údajů, jehož se nedávno společně s čestným předsedou SMS ČR Stanislavem Polčákem účastnila. O jakých tématech jste hovořili?

Hlavním tématem našeho setkání byl zákon o střetu zájmů a jeho novelizace s ohledem na nedávné rozhodnutí Ústavního soudu. Tím druhým byl výkon funkce pověřence na obcích a ve školách. Úřad pro ochranu osobních údajů popsaný problém rozhodně vnímá. Například v jeho výroční zprávě nalezneme apel, že funkce pověřence nesmí být pouze formální, že je potřeba s pověřencem aktivně pracovat a vyžadovat od něj relevantní výstupy. A na tomto závěru jsme se shodli. Formálně vykonávané pověřenectví totiž může z dlouhodobého hlediska ohrožovat stávající režim, ve kterém se obce a školy nacházejí. Ten je možný na základě zákonné výjimky, která ale nemusí platit věčně, a „formální” pověřenci jejímu přetrvání úplně nepomáhají, když se vyjádřím velmi diplomaticky.

Po celý rok přispíváte pravidelně svými texty do SMSKY. Co byste čtenářům popřála do roku 2022?

Myslím, že v současné situaci nemohu našim čtenářům popřát nic lepšího než hodně zdraví. A pak samozřejmě pracovní a osobní úspěchy – a s tím souvisí i mé poslední přání. Protože je rok 2022 rokem volebním, sluší se popřát úspěch v komunálních volbách. 

Ať se i vám a pověřencům ve vaší práci daří!

Ptala se Marie Šuláková