Jak dlouho je obec povinna uchovávat dokumentaci k veřejné zakázce?

V průběhu výběrového či zadávacího řízení zadavatel vyhotovuje či získává od účastníků řízení dokumenty, které s procesem výběru dodavatele souvisejí. Po jak dlouhou dobu je zadavatel povinen tyto dokumenty archivovat? A jak je to s dokumenty zveřejněnými na profilu zadavatele?

Povinnost na deset let

Ustanovení § 216 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen „zákon“), stanoví, že zadavatel je povinen uchovávat veškerou dokumentaci o zadávacím řízení po dobu 10 let ode dne ukončení zadávacího řízení, tedy od uzavření smlouvy či zrušení řízení, ke kterým je nutné přičíst ještě lhůtu pro podání námitek dle ust. § 51 uvedeného zákona. V případě, že je provedena změna závazku neboli uzavření dodatku ke smlouvě, desetiletá lhůta se počítá ode dne jeho uzavření.

Kdy to neplatí?

To neplatí pouze v případě, že by dokumentace o veřejné zakázce nebo záznam o úkonu učiněném elektronicky byly archiválií ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví, a tento určí lhůtu delší.

Jaká hrozí pokuta?

Nepořízení nebo neuchování dokumentace o zadávacím řízení je přestupkem zadavatele a může za něj zadavateli uložena pokuta až do výše 10 % ceny veřejné zakázky, respektive do 20 000 000 Kč, pokud nelze celkovou cenu veřejné zakázky zjistit.

Povinnost pořizovat dokumentaci o zadávacím řízení

V ust. § 51 zákona dále stanoví zadavateli povinnost pořizovat dokumentaci o zadávacím řízení takovým způsobem, aby byl schopen v případě potřeby doložit dokumentaci k aktuální fázi zadávacího řízení. Jednoduše řečeno, není možné dokumenty vyhotovit až v závěru nebo po ukončení daného řízení. Důvodem pro toto pravidlo je možnost přezkoumat úkony zadavatele ze strany Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže kdykoli v průběhu zadávacího řízení.

A jaká pravidla platí pro veřejné zakázky malého rozsahu?

Pro ty je doporučeno veškerou dokumentaci uchovávat po dobu pěti let. Nezapomínejme ale, že v případě, jedná-li se o dotovanou veřejnou zakázku, musí být dodrženy podmínky a lhůty archivace stanovené poskytovatelem dotace, pokud je poskytovatel stanoví.

Pro úplnost…

Pro úplnost ještě dodejme důležité pravidlo týkající se dokumentů a informací, které byly zveřejněny na profilu zadavatele. Ty musí být dle ust. § 17 odst. 2 vyhlášky č. 168/2016 Sb., o uveřejňování formulářů pro účely zákona o zadávání veřejných zakázek a náležitostech profilu zadavatele, přístupné po dobu nejméně dvou let od jejich uveřejnění.

Eliška Kloučková

konzultantka v oblasti veřejných zakázek, spolupracovnice SMS-služby